I. Mengimport Data Excel ke Acces
Sebelum melangkah ke cara pembuatan Aplikasi Surat Masuk di Microsoft Access, ada bagusnya kita mengenal cara mengimport data dari Excel ke Access.
Dalam beberapa hal Aplikasi surat masuk yang dibuat di Excel sudah cukup mewakili untuk kebutuhan seseorang dalam pekerjaan dikantor, tapi seiring bertambahnya data dan kita membutuhkan sebuah query dalam mencari sebuah data maka kebutuhan aplikasi surat masuk bisa kita buat di microsoft acces.
Misalkan judul tiap Cell kolom yang akan menjadi isian aplikasi surat masuk di Excel adalah seperti gambar dibawah ini :
Sekarang yang kita harapkan adalah judul cell di Excel tersebut sama dengan ketika kita mengimportnya ke Access.
Untuk melakukan import data Excel ke Access adalah sebagai berikut :
- Buka Microsoft Acces, lalu klik blank database lalu perhatikan dipojok kanan bawah akan muncul database1 dan sebelum kita tekan tombol Create ubah nama database1 menjadi aplikasi surat.accdb.
- Tekan tombol Create lalu akan muncul Table1, abaikan saja jangan disave karena kita akan melakukan impor data dari data Excel yang sudah kita buat sebelumnya.
- Klik Tab Exernal Data pilih Import dari Excel (perhatikan lambang excel), lalu akan muncul form Get External Data …. klik browse lalu cari file escel yang sudah kita buat sebelumnya (gamb1).
- Selanjutknya klik saja OK, lalu klik Next jangan lupa centang First Contains Column Headings karena jika tidak dicentang judul ditiap kolom akan menjadi bagian isi cell bukan sebagai judul sebuah cell di Access, lalu klik Next lalu klik Next lagi, akan muncul pilihan untuk menentukan Primary key, saran saya pilih Choose my own primary key dan yang kita pilih adalah No.
- Tekan tombol Next lalu kita save dan diberinama Tblsuratmasuk.
Selanjutnya tugas kita adalah mengubah Data Type dari tiap judul kolom tersebut, hal ini harus sesuai dengan judul dan fungsinya nanti, caranya klik kanan Tblsuratmasuk pilih Design View dan akan muncul Field Name dan Data Type, lakukan langkah sebagai berikut :
- No kita ubah Data Type nya menjadi Auto Number.
- Tanggal Terima Surat menjadi Date/Time dengan mengubah formatnya yang berada di General menjadi Medium Date.
- Nama Pengirim,Nomor Surat dan Disposisi tetap format Text.
- Tanggal Suratlakukan cara yang sama dengan Tanggal Terima Surat.
- Perihal Surat dan Keterangan Data Type kita ubah menjadi Memo.
Setelah itu close Tblsuratmasuk selanjutnya kita akan membuat form Surat Masuk.
II. Membuat Form
Setelah tabel terbentuk saatnya kita membuat sebuah form yang nantinya berfungsi sebagai tempat kita mengisi data, caranya adalah sebagai berikut :
Klik tab Create lalu pilih form sesuai yang diinginkan, jika kita memilih form maka secara otomatis terbentuklah form isian data surat masuk, namun untuk ukuran kotak pengisiannya tidak bisa kita ubah disesuaikan kebutuhan dari isian, perhatikan gambar dibawah ini :
Jika kita memilih Split Form terbentuklah form isian dengan dimana terdapat form isian sekaligus kita bisa memantau tabel isianya form tersebut dibawahnya, perhatikan gambar dibawah ini :
Jika kita memilih Multiple Items maka tampilan formnya akan seperti bentuk tabel di Excel, disini kita bisa menyesuaikan ukuran dari kolom yang ada disesuaikan dengan kebutuhan, perhatikan gambar dibawah ini :
Masih ada sebetulnya tampilan untuk membuat Form tapi penulis merasa ketiga bentuk form diatas sudah dirasa cukup dan untuk postingan selanjutnya kita akan memfokuskan membuat form di bentukMultiple Items tapi kita modifikasi lebih lanjut sehingga tampilannya menjadi lebih menarik.
Bersambung …..
” Jangan lupa kunjungi juga www.bungaliani.com untuk mendapatkan tips dan trik Access/Excel atau www.exmedian.com untuk mencari informasi berita seputar inspirasi usaha yang ada disekitar kita “
WARGA PATARUMAN BERHARAP BANTUAN
saya adalah seorang sarjana pendidikan yang berdomisili di salah satu kampung yang mayoritas penduduknya adalah buruh tani dan sangat minim sarana ibadah
alhamdulillah saat ini kami telah berhasil membangun sauatu asrama yang sangat bermanfaat untuk masyarakat sekitar, yaitu kegiatan belajar kepesantrenan. di samping itu kami pun menampung anak anak dari kalangan keluarga tidak mampu.
… namun tempat mandi anak anak sudah tidak layak pakai, karena saat ini yang kami bisa bangun adalah kamar mandi dari bambu, yang di bawahnya langsung air kolam, kami khawatir sewaktu waktu bisa roboh.
kami berharap para pembaca yang di beri kelebihan harta oleh allah dapat menyalurkan dana bantuannya. kami mohon kepada semua pihak yang memiliki kepedulian masa depan anak anak kita,selain itu kita menerima buku bacaan dan prasarana (peralatan belajar mengajar) untuk kami sampaikan kepada anak anak binaan kami yang kurang mampu.
tempat tinggal kami di dusun pangasinan,rt 04 rw 08 desa binangun kec pataruman kota banjar. sedikit banyak yang anda berikan sangat bermanfaat bagi anak anak dan masyarakat di kampung kami.
semoga allah membalasnya dengan berlipat-lipat pahala yang sangat besar.
mulyana,S.Pd.I
dusun pangasinan,rt 04 rw 08 desa binangun kec pataruman kota banjar.
HP 082119843963
Posted by mulyana | 22 Februari 2012, 05:53OK mas, tabel surat masuk, model bagus dan rapi
jadi pengen coba
Posted by yayuk | 22 Februari 2012, 08:01boleh juga dipraktekin
Posted by andinoeg | 22 Februari 2012, 13:44Hai,,
Sorry udah lama gak berkunjung kemari lagi,,
oya sekalian mau bilang, alhamdulilah aku udah punya domain sendiri,
kalau ada waktu berkunjung ya di blog aku yang baru disini :
http://blog.enterspasi.com
Thanks
Posted by Meidhy Aja | 22 Februari 2012, 15:20Terimakasih atas ilmu yang berguna ini Kang.
Sukses selalu
Salam
Ejawantah’s Blog
Posted by Ejawantah's Blog | 23 Februari 2012, 00:11wauuu artikelnya sangat bagus
ada lebih baiknya lagi kunjungin aja websiti kami di http://ict.unsri.ac.id
terima kasih.
Posted by susihariyanti | 12 Maret 2012, 15:11waaa baguss postingnya
posting ini menarik untuk dibaca
alangkah baiknya jika kita saling berbagi informasi,kalau ada waktu kunjungi dong web kami http://ict.unsri.ac.id supaya bisa saling mengenal informasi …..
Reply
Posted by yuliana | 14 Maret 2012, 11:21thanks bangetb yach, sangat berguna nich…..
silahkan kunjungi web kami di http://unsri.ac.id terima kasih….
Posted by lian | 15 Maret 2012, 14:44makasih banget infonya
sangat berguna …..
Posted by obat herbal kanker kelejar getah bening | 18 Maret 2012, 19:05hmmm.. boleh juga
Posted by mel | 22 Maret 2012, 16:07kalau aplikasi surat keluar dengan nmor surat otomatis mohon tutorialnya
#bets regard
Omiyan : simple kok om, ID yang di data Type dibuat auto number bisa kita buat sebagai Nomor surat yang muncul secara otomatis
Posted by kalis | 22 Mei 2012, 10:06kalau gini mas, saya punya 2 tabel
)
tabel 1 : No ; Tanggal Surat ; Alamat yg dituju ; Perihal ; Keterangan
tabel 2 : Jenis surat (terdiri dari:Surat Biasa ; Segera ; Sangat Segera ; Surat Rahasia ) ; Nomor Surat (autonumber berdasar jenis surat)
cara ngelink-nya gmn y? saya cb pake combo box jenis suratnya jd sama padaha no 1 dn 2 beda
mohon pencerahan master
Omiyan :
Mohon diperjelas lagi mas pertanyaannya, kalau tabel 1 sudah jelas untuk tabel 2 untuk Nomor Surat maksudnya nomor urutan untuk Jenis surat atau gimana
Coba buka artikel ini : http://bungaliani.wordpress.com/2012/04/05/tips-microsoft-access-membuat-aplikasi-surat-masuk-edisi-lengkap-bag-1/
disitu ada Membuat Query antar tabel
Makasih
Posted by kalis | 22 Mei 2012, 15:06