Berbagi Ilmu

Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1)


Sehubungan dengan adanya email dan inboks di FB yang meminta agar saya membuat langsung ke aplikasi untuk surat masuk, maka untuk postingan kali ini adalah sebagai respon atas permintaan tersebut.

Saya asumsikan jika para pembaca/pengunjung sahabat Omiyan sudah mengerti dasar dari Microsoft Access

Sebelum kita melangkah perlu saya beritahukan beberapa hal, yang pertama diaplikasi ini mungkin sedikit berbeda dengan aplikasi lainnya dan ini memang saya sengaja karena untuk memberikan kemudahan dan variasi bagi para penggunanya.

Ada 4 (empat) langkah dalam pembuatan Aplikasi Surat Masuk dengan Microsoft Access, yaitu :

  1. Membuat Tabel
  2. Membuat Query Antar Tabel
  3. Membuat Reports Hasil Query
  4. Membuat Form Aplikasi Surat Masuk

Baiklah sahabat semua saatnya membuka Microsoft Acces, dan ikuti penjelasan secara seksama dibawah ini :

I. Membuat Tabel

Untuk membuat Aplikasi Surat Masuk, disini kita akan menggunakan beberapa tabel yang nantinya akan saling terkait dan memberikan informasi satu sama lain, disini ada 4 (empat) tabel yang kita siapkan yaitu sebagai berikut (diharapkan langsung dipraktekkan) :

1. Tabel Asal Surat atau tabel yang berisi nama intansi/kantor/perorangan yang mengirimkan surat kepada kantor kita, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Asal_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

2. Tabel Nama Pegawai atau pegawai yang menerima disposisi surat, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Nama_Pegawai. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

3. Tabel Sifat Surat, tujuannya untuk mengelompokkan surat yang masuk berdasarkan sifat surat tersebut hal ini bisa dijadikan sebagai pengingat kepada penerima disposisi surat tersebut untuk menghindari keterlambatan atau lupa dalam melaksanakan isi disposisi surat tersebut. Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Sifat_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

4. Tabel Surat Masuk, tabel inilah yang menjadi inti dari tabel yang sudah kita buat sebelumnya dan nantinya semua data yang kita input akan ada disini semua. Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Save dengan nama tabel Tbl_Surat_Masuk. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

Perhatikan beberapa hal berikut untu Data Type :

  • Tanggal Masuk/Tanggal Surat dimana Data Typenya adalah Date/Time, maka untuk Format tanggalnya yang kita gunakan adalah Medium Date.
  • ID Asal Surat Masuk untuk Data Typenya adalah Lookup Wizard lalu akan muncul Form Lookup Wizard jika tanda yang dilingkari berwarna biru ada di I Want the lookup …. langsung klik Tab Next lalu pilih Tbl_Asal_Surat lalu Tab Next untuk Selected Fields klik saja tanda >>  lalu klik Tab Next dan untuk Ascending pilih Id_Asal_surat selanjutnya klik Tab Next , hilangkan tanda centang di Hide key column selanjutnya bisa langsung klik Tab Finish.
  • ID Disposisi/ID Sifat Surat untuk caranya sama seperti ID Asal Surat Masuk bedanya adalah memilih Tabelnya.

———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–

II. Membuat Query Antar Tabel

Setelah tabel terbentuk kita melangkah membuat sebuah Query, dimana query ini berfungsi untuk menjalankan perintah atas suatu data yang ingin kita cari. Query yang dibuat akan melibatkan satu atau lebih dari tabel yang kita buat sebelumnya dengan menghubungkan data yang sama misalkan ID atau Nama.

1. Query Mencari Asal Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui surat-surat yang masuk dari satu intansi/kantor/perorangan asal pengirim surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Asal Surat dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

– Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

– Garis penghubung diatas sebenarnya yang muncul pertama kali adalah antara Id_Asal_Surat yang di Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk namun penulis sengaja mengganti dengan Nama_Pengirim di kedua tabel tersebut.

– Setelah itu lakukan cara seperti gambar berikut ini dengan cara mengklik isi data yang ada di kedua tabel tersebut tapi dengan catatan harus sama dengan contoh gambar :

Klik perbesar gambar

Catatan : Tepat dibawah Nama_Pengirim dibagian Criteria coba masukkan perintah :

[Masukkan Nama Pengirim Surat]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Nama Pengirim Surat] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Nama Pengirim surat dimaksud.

2. Query Mencari Disposisi Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui nama pegawai yang menerima disposisi surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Nama Pegawai dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

– Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

– Perhatikan garis penghubung diatas, ini garis yang muncul pertama kali yaitu antara Id_Disposisi yang di Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk.

– Selanjutnya lakukan cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan mengklik setiap data yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :

Klik perbesar gambar

Catatan : Tepat dibawah Id_Disposisi dibagian Criteria coba masukkan perintah :

[Masukkan ID Disposisi Pegawai]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan ID Disposisi Pegawai] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan ID dari pegawai yang menerima Disposisi.

3. Query Mencari Sifat Surat, query ini berfungsi untuk sifat surat yang kita input dengan tujuan jika terdapat surat yang penting tidak terjadi keterlambatan dalam memproses surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Sifat Surat dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

– Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Sifat_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

– Selanjutnya lakukan cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan mengklik setiap data yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :

Klik perbesar gambar

Catatan : Tepat dibawah Sifat_Surat dibagian Criteria coba masukkan perintah :

[Masukkan Sifat Surat]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Sifat Surat] selanjutnya klik RUN atau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Sifat surat tersebut.

4. Query Cetak Surat Masuk, query ini berfungsi untuk mencetak surat masuk yang sudah kita input sebelumnya. Query yang akan kita buat dengan menentukan tanggal inputan surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan hanya Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

– Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih  Tbl_Surat_Masuk, dan klik semua isi Tbl_Surat_Masuk tapi untuk kolom Id tidak kita masukkan dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

Klik Untuk Memperbesar

Catatan : dikarenakan kita akan mencetak Surat Masuk berdasarkan tanggal artinya kita bisa menentukan tanggal mana aja yang ingin kita cetak maka tepat dibawah Tanggal Masuk di Criteria masukkan perintah :

Between [Masukkan Tanggal Awal] And [Masukkan Tanggal Akhir]

Ketika kita test, tanggal yang dimasukkan berformat mm-dd-yy atau mm-dd-yyyy.

———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–

III. Membuat Reports Hasil Query

Setelah query selesai kita buat maka untuk membuat Reports menjadi lebih mudah, karena untuk membuat sebuah reports pada dasarnya dari query yang kita buat sebelumnya.

Caranya mudah yaitu sebagai berikut :

Arahkan kursor ke salah satu query misalkan Query Asal Surat selanjutnya klik Create lalu pilih Report, akan muncul sebuah permintaan seperti yang kita buat di Query tersebut, abaikan saja langsung saja pilih OK maka akan muncul sebuah tampilan report dan selanjutnya tinggal kita mendesign tampilan Report yang ingin kita tampilkan. Untuk mengubahnya klik View lalu pilih Design View.

Bersambung …..

Di Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2), adalah penyelesaian dalam pembuatan Aplikasi Surat Masuk yaitu membuat FORM SURAT MASUK beserta penggunaan Controls Button, Label dan Rectangle beserta adanya Code Builder untuk menampilkan sebuah data secara otomatis ….. tertarik … pantengin terussss yahhh.

Salam.

About omiyan

Cuman seorang newbie didunia maya, selalu merasa jika berbicara lewat tulisan itu lebih baik daripada kita berbicara tanpa ada jejak dalam sebuah tulisan.

Diskusi

24 thoughts on “Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1)

  1. Meskipun gak ngerti, tapi tips ini kayaknya juga perlu dicoba

    Posted by Bunga Mesa Ananda | 5 April 2012, 15:58
  2. Terus terang ilmunya rada ketinggian bagi saya. Makanya yang ini perlu sekali di save as.🙂

    Posted by alamendah | 5 April 2012, 17:49
  3. wah, ini sih bukan tips lagi, tapi ilmu mas
    bahasanya enak diikutin lagi🙂

    Posted by fajarokto | 8 April 2012, 17:48
  4. thanks mas buat tips nya, nambah lagi nih wawas.

    Posted by yadi | 10 April 2012, 10:08
  5. wah ilmu yang sangat bermanfaat banget nih, makasih yah udah bagi2 ilmu nya

    Posted by obatalami_agus supriatna | 12 April 2012, 12:05
  6. terima kasih ya telah berbagi ilmu🙂

    Posted by trica jus herbal ajaib | 19 April 2012, 07:41
  7. Mantaap, thanks ilmunya. kalo boleh sy minta cara membuat form yg menampilkan foto misalnya sy mau membuat Form identitas siswa/pegawai lengkap dgn tampilan fotonya. trims atas tanggapannya.

    Omiyan : silakan simak postingan ini pak https://bungaliani.wordpress.com/2012/05/21/tips-microsoft-access-membuat-form-data-dan-foto/

    Posted by Pae Sulaeman | 16 Mei 2012, 23:13
  8. bermanfaat sekali tips yang dibagikan terima kasih

    Posted by najam | 30 Mei 2012, 13:43
  9. thanks gan…sangat berguna

    Posted by icang | 25 Juni 2012, 08:47
  10. menarik sekali pembahasannya, dan saya tertarik untuk mempelajari ms acces boleh tidak saya berkonsultasi dengan mas tentang ms acces, sya sudah mengetahui dasar2 namun kadang2 ada rumus (sya memakai panduan buku teks atau cd) yang kalau saya tuliskan sesuai dg petunjuk namun tidak jadi alias masih error juga

    Omiyan : Silakan aja pak, kebetulan saya juga sedang belajar jadi ya kita sama-sama saling membantu aja … saya lebih ke dasarnya aja tapi kalau udah intermediate atau expert saya serahkan ke mpunya yang ada di Google😀

    Posted by mawardi | 24 Juli 2012, 10:56
  11. omiyan good sekali sharing knowledgenya…feel free for learn by this blog
    btw kalo aku lihat aplikasinya dalam report cari sifat surat,,data yang diselect sudah ok untuk sifat suratnya tapi kok pas nama pegawainya ga bisayah..jadi kalo mau memunculkan sifat surat “arsip” yang di disposisi pada pegawai bernama “omiyan” itu tidak bisa..jadi yang muncul semua sifat surat arsip untuk disposisi pegawai siapa saja,,tapi pas reportnya nama pegawainya diganti nama “omiyan” semuanya.
    thx

    Omiyan : query yang saya buat menggunakan ID pegawai bukan namanya pak, tapi tetep di reportnya akan ketahuan nama pegawainya … selamat mencoba

    Posted by bemo | 8 Agustus 2012, 01:01
  12. klo menambahkan dengan pilihan disposisi kepada lebih dari satu orang gimana?

    Omiyan : Udah ada kok pilihannya om, itu di semua pegawai

    Posted by didin | 9 November 2012, 07:26
  13. thank baget……Omiyan postingan anda sangat membantu sebagai referensi Tugas Akhir saya………. sekali lagi terima kasih…..

    Posted by Angga | 25 Maret 2013, 16:30
  14. lanjutan tutorialnya mana gan

    Posted by lalu jaya | 14 Mei 2013, 09:50
  15. Terima kasih tutorialnya, smoga bermanfaat

    Posted by Ahmad | 2 Maret 2014, 10:11
  16. makash ya gan..

    Posted by Aan Juragan | 27 Mei 2014, 06:15
  17. tolong di krimkan aplikasi surat masuk dan surat keluar mas ke email : sugitongadenan@gmail.com karena saya sngat membuthkannya terima kasih

    Posted by sugitongadenan | 23 November 2014, 21:31
  18. bisa di kirimkan aplikasi surat masuk surat keluar ke email sugitongadenan@gmail.com terima kasih

    Omiyan : ok ditunggu ya pak, maaf karena kesibukan kantor saya belum sempat balas/kirim

    Posted by sugitongadenan | 23 November 2014, 21:33
  19. siang saya sudah coba berdasarkan tahap2annya tapi koq pas di run gak bisa yah??tulisannya the table_asal_surat is already opened exclusively by another user interface and cannot be manipulated programmatically.. plis mhon dibantu

    Posted by epy | 20 Mei 2015, 09:24
  20. mas boleh munta gak krm k renofernandez97@gmail.com

    Omiyan : Saya cari dulu filenya ya gan maklum dah lama ga buka acces hehehe, thanks ya dah mampir

    Posted by Reno Fernandez | 10 Juni 2015, 19:31
  21. Om Omiyan, aku mau juga dong ke anggraselvy@gmail.com
    aku coba berkalikali eror terus.
    sekalian kalau ada tutorial aplikasi surat masuk keluar.
    mohon bantuannya suhu.
    Terimakasih

    Posted by selvy | 13 Juli 2015, 11:11

Trackbacks/Pingbacks

  1. Ping-balik: Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto « Blognya Omiyan - 21 Mei 2012

  2. Ping-balik: Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2) « Blognya Omiyan - 15 Juni 2012

  3. Ping-balik: Cara Membuat Query Pada Microsoft Access - Serba Serbi Berita - 1 November 2014

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

twitter

  • 2,466,132 Sejak 17 Nov 2008

Kategori

Yang Lagi OL

Langganan via Email

Bergabunglah dengan 930 pengikut lainnya

smadav antivirus indonesia

%d blogger menyukai ini: